Efeitos e Aplicação da Digitalização de Documentos.

O armazenamento eletrônico de documentos públicos ou privados é legalmente permitido desde 2012, ano em que foi promulgada a Lei nº 12.682/2012[1], que dispõe sobre o arquivamento de documentos em meios eletônicos.

Em 2019, foi publicada a Lei de Liberdade Econômica que (i) inseriu o art. 2º-A à Lei nº 12.682/2012 e (ii) reiterou como direito de toda pessoa, natural ou jurídica, arquivar qualquer documento por meio digital[2].

Contudo, ambas as disposições legislativas condicionavam a aplicação dos efeitos de tais artigos à edição de regulamento que estabelecesse as regras e requisitos para o arquivamento de documentos eletronicamente.

Nesse sentido, em 19 de março de 2020, entrou em vigor o Decreto nº 10.278/2020[3], o qual tem como objetivo regular os artigos supramencionados e, portanto, definir técnicas e requisitos para a digitalização de documentos, a fim de que produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.

O referido Decreto simplificou a gestão e organização de documentos, bem como agilizou e facilitou o seu acesso, armazenagem e preservação.

Além de já muito esperado, o Decreto veio em momento oportuno dado o distanciamento social e o aumento do trabalho remoto provocados pela pandemia da COVID-19.

Seguem abaixo os principais efeitos e aplicabilidade do referido Decreto.

a) A quais documentos as regras do decreto se aplicam?

As regras do Decreto são aplicáveis[4] aos documentos físicos digitalizados que sejam produzidos por: (i) pessoas jurídicas de direito público interno[5] – ainda que envolva relações com particulares; e (ii) pessoas naturais ou pessoas jurídicas de direito privado, para fins de comprovação perante pessoas jurídicas de direito público interno, de direito privado ou pessoas naturais.

b) Quais são as regras?

Para que o documento digitalizado produza os mesmos efeitos do documento físico, é necessário que a digitalização assegure: (i) integridade e confiabilidade da versão digitalizada; (ii) rastreabilidade e auditabilidade da digitalização; (iii) legibilidade do documento; (iv) confidencialidade, se aplicável e (v) possibilidade de operação em conjunto de sistemas informatizados que armazene e disponibilize os documentos.

c) Quais são os requisitos?

Os requisitos de validade se diferenciam a depender do documento a ser digitalizado. Quando falamos de documentos que envolvam entidades públicas, além das regras indicadas no item (b) acima, é necessário que:

• Sejam assinados digitalmente com certificação digital no padrão da ICP-Brasil;
• Sigam os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I do Decreto, que define formatos e parâmetros de resolução mínima; e
• Apresentem os requisitos mínimos de metadados, que incluem informações como assunto, autoria, data, local de digitalização, conforme previsto no Anexo II do Decreto.

d) Os documentos físicos poderão ser descartados?

Sim, desde que o processo de digitalização seja realizado conforme previsto no Decreto nº 10.278/2020, com exceção daquele que apresente conteúdo de valor histórico.

e) Como os documentos digitalizados devem ser armazenados?

O armazenamento deve assegurar a proteção contra alteração, destruição, bem como acesso e reprodução não autorizados dos documentos digitalizados.

Além disso, é importante que as informações dos metadados possibilitem a localização e o gerenciamento do documento digitalizado e a conferência do processo de digitalização adotado.

Por fim, os documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados em armazenamento, no mínimo, até o decurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.

[1] Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2012/lei/l12682.htm

[2] Art. 3º, Lei nº 13.874/19: São direitos de toda pessoa, natural ou jurídica, essenciais para o desenvolvimento e o crescimento econômicos do País, observado o disposto no parágrafo único do art. 170 da Constituição Federal:

(…)

X – arquivar qualquer documento por meio de microfilme ou por meio digital, conforme técnica e requisitos estabelecidos em regulamento, hipótese em que se equiparará a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato de direito público;

[3] Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2020/decreto/D10278.htm

[4] Destaca-se que o decreto não se aplica aos documentos (i) originalmente produzidos em formato digital, (ii) referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional e (iii) microfilmes, audiovisuais, de identificação e de porte obrigatório.

[5] São a União, os estados, o Distrito Federal e os territórios, os municípios, as autarquias e as demais entidades de caráter público criadas por lei.